电子文件的特点及管理

于泽昕


　　随着我国信息技术的迅猛发展，计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面，产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实，这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进不断创新发展，已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

　　1、操作方便，简单易行，自动分类组合，便于管理。传统的档案管理模式是，档案由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索，需要整理清楚，分类精细，将每份文件归人相应的类别和合适的案卷，便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中，文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理，按档案部门归档，也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门，档案部门再根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来，转化为电子档案。

　　2、容量大，何种小，节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。

　　3、检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公造化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

　　电子文件能在通信网络上迅速地进行传递；它的利用不受时间和距离的影响，可共享，但它不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理，并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高，使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

　　1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘，并可在磁盘上进行修改加工，一旦贮入办公信息数据之中，即由档案、技术人员所共享，这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生，随时更改，归档时，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性，档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中，文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化，电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

　　3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大，电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和将会不断地修改和补充，故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

　　1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　2、建立电子档案。目前，正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期，认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行，要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，从保护电子文件的原始信息入手，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

　　3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代，档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

云南省昆明市人民政府


昆明市人民政府令第28号


　　2001年11月6日市人民政府第7次常务会议通过，现予发布，自2001年12月1日起施行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二00一年十一月十四日

昆明市关于重大安全事故行政责任追究的规定



第一条　为了进一步强化各级领导干部防范各类安全事故的责任意识，认真落实安全工作责任，有效地防范重大安全事故的发生，严肃追究重大安全事故的行政责任，保障人民群众生命、财产安全，依据《国务院关于特大安全事故行政责任追究的规定》，结合本市实际情况，制定本规定。
第二条　发生特大安全事故，按照《国务院关于特大安全事故行政责任追究的规定》处理。对特大、重大安全事故以外的其他安全事故，按照国家和省的有关规定处理。
第三条　对下列重大安全事故的防范和发生，县（市）区和乡、镇人民政府（以下简称政府）主要负责人，昆明市人民政府有关部门、县（市）区人民政府有关部门（以下简称政府部门）正职负责人，依照法律、法规和本规定的规定负有领导责任或者有失职、渎职情形的，依照本规定给予行政处分；构成玩忽职守罪或者其他罪的，依法追究刑事责任：
（一）重大安全生产事故；
（二）重大火灾事故；
（三）重大交通安全事故；
（四）重大建筑质量安全事故；
（五）民用爆炸物品和化学危险品重大安全事故；
（六）矿山重大安全事故；
（七）锅炉、压力容器、压力管道和特种设备重大安全事故；
（八）其他重大安全事故。
政府或者政府部门对重大安全事故的防范、发生直接负责的主管人员和其他直接责任人员，比照本规定给予行政处分；构成玩忽职守罪或者其他罪的，依法追究刑事责任。
第四条　重大安全事故的具体标准，由昆明市安全生产监督管理局按照国家和省有关规定确定。
第五条　政府应当依照有关法律、法规和规章的规定，履行下列职责：
（一）实行安全目标管理责任制，明确各级领导和有关人员的安全责任，并作为考核有关领导政绩的重要依据；
（二）每季度至少召开一次防范重大安全事故的工作会议，由政府主要领导人或者委托政府分管领导人召集有关政府部门主要负责人参加，分析、布置、检查、督促本地区防范重大安全事故的工作。会议应当作出决定并形成纪要，会议确定的各项防范措施，应当由有关政府部门或者专人负责落实；
（三）组织有关政府部门按照各自的职责，对本地区容易发生重大事故的单位、场所和设备、设施，进行严格管理和重点检查；
（四）组织制定本地区重大安全事故应急处理预案，应急处理预案经主要领导人签署后，报上一级政府备案；
（五）组织有关政府部门对本规定第三条所列各类重大安全事故的隐患进行查处；发现重大安全事故隐患的，责令立即排除；重大安全事故隐患排除前或者排除过程中，无法保证安全的，依法责令暂时停产、停业或者停止使用；
（六）发生重大安全事故后，有关负责人应当立即赶赴现场组织抢救和善后处理工作，并迅速向上一级政府报告。
第六条　政府部门在职责范围内，应当依照法律、法规和规章的规定，加强安全监督管理，防范重大安全事故的发生，并履行下列职责：
（一）研究、宣传、贯彻安全生产的政策、法规，提出防范重大安全事故的要求，定期组织安全检查；
（二）按照本部门职责对本规定第三条所列各类重大安全事故的隐患进行查处；发现重大安全事故隐患的，责令立即排除；重大安全事故隐患排除前或者排除过程中，无法保证安全的，依法责令暂时停产、停业或者停止使用，并向同级政府和上一级主管部门报告；
（三）依照法律、法规和规章规定的安全条件和程序，对涉及安全生产事项进行行政审批（包括批准、核准、许可、注册、认证、颁发证照、竣工验收等）；对取得批准的单位和个人实施监督检查，发现不再具备安全条件的，应当按照规定撤销原批准；发现未依法取得批准而擅自从事有关活动的，应当立即予以取缔，并依法给予行政处罚；发现不符合安全条件，弄虚作假、骗取批准或者勾结串通行政审批工作人员取得批准的，应当立即撤销原批准，并对有关当事人依法给予行政处罚。
第七条　政府及其有关政府部门对本地区存在的重大安全事故隐患，超出其管辖或者职责范围的，应当立即向有管辖权或者负有职责的上级人民政府或者政府有关部门报告；情况紧急的，依法采取责令暂时停产、停业在内的紧急措施，同时报告；有关上级人民政府或者政府有关部门接到报告后，应当立即组织查处。
第八条　政府、政府部门应当加强中小学校、幼儿园的安全管理，实行校（园）安全工作校长（主任）负责制和安全一票否决制。学校组织大型活动或者提供食品时，应当做好安全防范工作，防止发生食物中毒、火灾、人员伤亡等安全事故。整治危旧校舍造成的事故隐患，确保学生（儿童）安全。中小学校严禁以任何形式、名义组织学生从事接触易燃、易爆、有毒、有害等危险品的劳动或者其他危险性劳动。严禁将学校场地作为从事易燃、易爆、有毒、有害等危险品的生产、经营和仓储场所。
第九条　发生重大安全事故后，由有关政府或者政府部门按照国家有关法律、法规和规章的规定组织调查组对事故进行调查；国家规定不明确或者无明文规定的，按照政府部门职责分工，由昆明市政府的有关部门负责组织调查组对事故进行调查，事故现场所在地的县（市）区、乡、镇人民政府及其有关部门应当协助配合。
事故调查工作应当自事故发生之日起40日内完成，遇有特殊情况的，可以适当延长时间，但最多不得超过60日。调查组应当根据调查情况写出调查报告，调查报告应当包括依照本规定对有关责任人员追究行政责任的意见。
第十条　违反本规定第五条第（五）、（六）项、第六条第（二）项规定的，对政府主要领导人和政府部门正职负责人给予警告处分。
第十一条　违反本规定第六条第（三）项规定的，对政府部门正职负责人、直接责任人，根据情节轻重，给予记过、记大过、降级、撤职的行政处分。
?第十二条　违反本规定第八条规定的，对有关政府主要领导人和教育部门主要负责人，根据情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级的行政处分；对有关校长（主任）和直接责任人员，根据情节轻重，给予降级、撤职、开除的处分。
第十三条　重大安全事故发生后，有关政府或者政府部门违反国家有关规定和本规定第九条，隐瞒不报、谎报、拖延报告或者阻碍、干涉事故调查的，对政府主要领导人、政府部门正职负责人和直接责任人，根据情节轻重，给予记过、记大过、降级的行政处分。
第十四条　重大安全事故发生后，由事故调查组负责提出对有关责任人员追究行政责任的意见，经批准后，按照干部管理权限和分级负责的原则，由监察、人事部门负责查处。
第十五条　本规定自2001年12月1日起施行。